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Grazie agli esiti delle ricerche svolte negli anni, analizzando le abitudini dei negoziatori più efficaci, possiamo identificare alcune regole fondamentali per negoziare “a regola d’arte”. Queste sono avere una particolare attenzione alla preparazione, chiarire i propri intenti, ovvero essere consapevoli dei propri obiettivi, padroneggiare l’arte del domandare ed osservare le cose da differenti punti di vista.
I grandi negoziatori non lasciano nulla al caso, si preparano attentamente per affrontare le trattative, pongono domande per comprendere, chiarire ed apprendere nuove informazioni e poter, così, osservare le cose dal punto di vista dell’altro. Questo è il percorso per raggiungere i loro obiettivi.
Analizziamole più nel dettaglio.
Regola n. 1: definire l’obiettivo
“La negoziazione è un processo decisionale interpersonale che si rende necessario quando non è possibile raggiungere i propri obiettivi unilateralmente" (L. Thompson). Sapere dove si vuole andare, cosa si vuole raggiungere è importante, tanto quanto (se non di più) preparare una strategia.
Il Coaching ci insegna che un obiettivo per essere tale, deve essere SMART, ovvero:
Specifico: cosa voglio ottenere, cosa mi farà sentire soddisfatto all’esito? Cosa voglio portare a casa?
Misurabile: Una misura ti consente di monitorare i progressi. Potrebbe essere un importo finanziario, un conteggio, una percentuale o qualche altra misura. Individua l’unità di misura che ti permetta di valutare i progressi e sapere che l’obiettivo è stato raggiunto.
Raggiungibile (Attainable): l’obiettivo è sotto il tuo controllo? Sei in grado di farlo accadere. Rispetta i tuoi valori? E’ raggiungile?
Rilevante: un obiettivo deve essere abbastanza ambizioso e sfidante per ispirarti e, allo stesso tempo deve essere anche realistico e realizzabile. Cosa è ragionevole con gli impegni che hai? In rapporto con l’altra parte? Dato il tuo stile di vita, regola questo obiettivo in modo che sia stimolante e realizzabile?
Definito Temporalmente: deve avere un termine, entro quando deve essere raggiunto. Il termine ti permette di essere focalizzato e di pianificare verso l’obiettivo. C'è una data specifica a cui stai mirando? In caso contrario, cosa potrebbe essere realistico? Considera l’altra parte per valutare un termine realistico.
Regola n. 2: prepararsi, prepararsi… prepararsi
Questa è la regola aurea di tutte le scuole di negoziazione, presentarsi al tavolo delle trattative impreparati ha lo stesso effetto del presentarsi impreparati ad un esame…l’esito positivo è solo frutto del caso.
Pianifica, quindi, il tempo necessario per una adeguata preparazione, vale, almeno, il 50% della possibilità di influenzare l’esito della negoziazione. Fai in modo di avere il tempo per raccogliere informazioni (sull’altra parte, il suo stile, i suoi interessi e bisogni, il terreno in cui vi muoverete, la situazione negoziale), aggregarle ed elaborarle. Definisci una strategia per poter raggiungere i tuoi obiettivi.
Regola n. 3: domanda ed ascolta
Una buona pianificazione è un buon inizio che, con un obiettivo smart, diventa ottimo. Affinché il procedere della negoziazione sia in linea con questo inizio è necessario saper porre le domande. “chi domanda, comanda”.
È stato dimostrato che i negoziatori più abili tendono a porre - in media – più del doppio delle domande rispetto ai colleghi meno esperti. Domande sviluppate all’interno di una strategia definita; domande studiate e progettate per ottenere conferme, o smentite, di quello che si è ipotizzato durante la preparazione; per ottenere informazioni reali e concrete (Entro quando avverrà la consegna? Come hai calcolato la tua offerta? Come hai determinato il valore?); per chiarire a sé stessi, ed all’altra parte, di aver correttamente compreso (Quando dici cinque giorni, intendi giorni lavorativi o di calendario? Se ho ben compreso mi stai dicendo che…è corretto?).
Per rendere più efficace questo approccio è essenziale prestare ascolto all’altra parte per gestire il flusso circolare di informazioni.
Regola n. 4: osservare la situazione dal punto di vista dell’altro
Porre domande ed ascoltare rende possibile esplorare il pensiero che l’altra parte ha della situazione e questo rende possibile vedere le cose dal suo punto di vista. Le negoziazioni e le trattative sono, infatti, interazioni strategiche in cui ogni "mossa" di una parte, influisce direttamente su quella successiva dell'altra.
Essere in grado di vedere le cose come l’altra parte permette di mantenere il controllo della trattativa e persuadere, se necessario, l’altra parte a vedere la situazione come la vedi. Del resto le situazioni negoziali sono il risultato delle percezioni soggettive e non delle realtà oggettive.
Allenare questa abilità è essenziale perché permette di anticipare i suoi pensieri e le sue mosse, di avanzare proposte e controproposte in maniera tale da avere maggiori probabilità di essere accettate.
Quattro regole, quattro abilità, quattro abitudini che possono essere applicate ad ogni interazione strategica negoziale, nella quale rientra certamente anche il colloquio di lavoro, e che fanno la differenza tra un negoziato che arricchisce ed uno scomposto mercanteggiare.
