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La digitalizzazione dei processi operativi ha sempre un impatto positivo in azienda o in qualsiasi struttura operativa essa venga attuata, poiché reca con sé due caratteristiche fondamentali:
- la semplificazione e
- la garanzia di efficienza.
Inoltre, la digitalizzazione dei processi operativi ha sempre e comunque un’ulteriore caratteristica in termini di sostenibilità. Digitalizzare significa realizzare un evidente risparmio di risorse deperibili: carta, toner, stampanti, spazio fisico e soprattutto di quella risorsa a maggior valore aggiunto che è rappresentata dal tempo ore/uomo nell’esecuzione delle attività.
Per realizzare l’obiettivo di una direzione legale “sostenibile” la figura del responsabile o General Counsel deve necessariamente essere quella in grado di prevedere i cambiamenti necessari nell’esecuzione dei processi operativi per prevenire e gestire i rischi, supportare e guidare il business al fine di generare valore.
La condotta e le operazioni poste in essere devono quindi puntare a massimizzare l’efficienza e l’efficacia dell’intera comunità aziendale; tutto questo deve avvenire all’interno di un ambiente di lavoro “confortevole”, nel quale sia diffuso l’utilizzo di strumenti digitali che facilitino i percorsi operativi e diffondano la cultura della chiarezza e della trasparenza.
La funzione legale deve svolgere la sua parte nel processo di digitalizzazione promuovendo innovazione, crescita economica sostenibile e competitività.
Attraverso la digitalizzazione dei processi la direzione legale è in grado di offrire un servizio migliore anche alle altre funzioni aziendali correlate, semplificando il proprio lavoro e concentrandosi su attività a maggior valore aggiunto.
Attraverso l’utilizzo di piattaforme digitali infatti, sarà più agile condividere informazioni tra le diverse divisioni aziendali con il risultato di rendere più fluida ogni interazione tra i diversi soggetti, si lavora in team con gli IT interni, si coinvolgono altre strutture e ci si può avvalere di provider con un’elevata qualità di servizio ed infrastrutture tecnologiche senza la necessità di implementare infrastrutture tecnologiche all’interno dell’azienda.
Utilizzando piattaforme e sistemi di condivisione è più semplice e immediato attenersi a principi di legalità, trasparenza e tracciabilità perché si generano comportamenti virtuosi e best practice che trasmettono inequivocabilmente sia all’interno dell’azienda che a terzi la mission aziendale.
Anche la reputazione ne trae giovamento: gestire tutta la documentazione digitalmente attraverso piattaforme che tracciano ogni operazione compiuta dai diversi attori, gestendo e conservando nel tempo sia i documenti che le informazioni correlate, log di processo e metadati consente la diffusione di un modello operativo virtuoso.
La direzione legale può diventare pilota e promotrice di soluzioni operative digitali al punto che le stesse divengono un must ed un vantaggio competitivo per l’intera azienda.
E tutto questo si esprime in termini di vantaggi in relazione a:
- E-governance ed all’uso sempre più consolidato di processi di innovazione tecnico-organizzativa attuati attraverso l'adozione di nuove tecnologie e condivisione delle informazioni finalizzate a migliorarne le prestazioni;
- Sostenibilità / Paperless con grande attenzione ai temi di eco-compatibilità, risparmio energetico e miglioramento dell’impatto ambientale; gestendo un processo interamente digitale si abbatte quasi totalmente il consumo della carta
- Maggiore sicurezza del processo in relazione all’eliminazione della carta ed alla necessaria virtuosità nella gestione delle enormi quantità di documenti informatici che si vanno a generare; diviene fondamentale avere una gestione oculata e sicura dei documenti con riferimento all’obiettivo probatorio che si intende realizzare, alla vita utile del documento informatico, alla gestione delle informazioni correlate con la garanzia della continuità operativa al fine di preservare la memoria storica delle informazioni gestite;
- Accesso immediato alla documentazione, condivisione facilitata e senza necessità dell’intervento umano a supporto della condivisione; La digitalizzazione favorisce sicuramente l’accesso all’informazione, diminuendo di conseguenza la disparità informativa e consente soprattutto la reperibilità delle informazioni
- Aumento della possibilità di monitorare, tracciare e controllare tutte le fasi dei processi operativi, che attraverso i log di processo vengono accuratamente mappati;
- Risparmio di carta- toner – stampanti – spazio e gestione dell’archivio cartaceo;
- Produttività incrementata utilizzo delle risorse in attività a più alto valore aggiunto.
La sostenibilità intesa quindi come innovazione, tecnologia e digitalizzazione per garantire la continuità operativa, il contenimento dei costi e contestualmente limitare i danni ambientali a favore di uno sviluppo e di un metodo di lavoro nuovo dalle enormi potenzialità.
Con la digitalizzazione le soluzioni divengono scalabili azzerando il divario delle distanze spazio – temporali attraverso uno scambio di informazioni a impatto ambientale zero (oltre che in termini di risparmio economico) e la creazione di archivi, o meglio di database, ricchi di informazioni catalogate e tassonomizzate, patrimonio fondamentale per ogni azienda, rintracciabili sempre in ogni momento attraverso i metadati.
Qualità, tempestività e accessibilità dell’informazione, efficienza nella gestione operativa al servizio del processo decisionale. All’innovazione digitale corrisponde anche un nuovo tema legato alla sicurezza e alla protezione del dato. Dove c’è un’opportunità c’è anche un rischio e come tale va oculatamente gestito con le opportune cautele in tema di cyber security e rispetto delle previsioni del GDPR.
Ma il valore aggiunto di una direzione legale sostenibile è davvero molto più ampio del semplice risultato di una digitalizzazione dei processi perché rappresenta un volano in grado di aumentare esponenzialmente i vantaggi e soprattutto consente la formazione di una cultura aziendale digitale attraverso un necessario ma quanto mai ineluttabile ed inarrestabile processo di change management.
