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La digitalizzazione dei processi approvativi come leva di efficienza
Il contributo intende analizzare un dualismo: meglio essere produttivi o occupati? Questo è il dilemma! Esaminiamo qui le potenzialità di una soluzione semplice ed innovativa per agevolare gli utenti e ad aumentare la loro produttività. Ma dietro ogni processo ci sono le persone: si devono fidare delle soluzioni e le soluzioni devono offrire un “servizio fiduciario” di altissimo livello conforme alla normativa.
IG SIGN: soluzione per gestire i processi approvativi
Per introdurre la descrizione della soluzione, è essenziale presentare chi l’ha creata.
Si tratta di INTESI GROUP S.p.A., https://www.intesigroup.com/, Certification Authority e prestatore di Servizi Fiduciari Qualificati (QTSP), specializzata da oltre 25 anni nello sviluppo e nella commercializzazione di soluzioni ad elevato contenuto tecnologico. Focalizzandosi nella fornitura di applicazioni e servizi per la sicurezza dei dati, Intesi Group offre prodotti molto avanzati nell’ambito delle firme elettroniche, della gestione dell’identità digitale e dell’autenticazione multifattoriale, della gestione digitale delle transazioni di approvazione e firma documenti, della crittografia e protezione dati.
Intesi Group è da sempre al fianco dei propri clienti per guidarli nell’evoluzione tecnologica dei processi e per condurli attraverso un percorso consapevole di transizione digitale.
La soluzione per gestire i processi approvativi si chiama IG SIGN https://www.intesigroup.com/it/software-firma-digitale/ig-sign/
ed è una applicazione web-based in grado di soddisfare le esigenze di un processo approvativo completamente digitale, analogamente a quanto viene svolto con un Libro Firma cartaceo.
IG SIGN è la soluzione che consente di gestire i processi approvativi dei documenti, per attività di onboarding ed autorizzazione dove è prevista l’apposizione di una firma o la semplice approvazione di un utente.
La Soluzione IG SIGN risponde al bisogno di poter disporre di uno strumento in grado di superare le barriere spazio-temporali per la conclusione dei processi approvativi, semplificando le comunicazioni tra i diversi attori coinvolti, annullando qualsiasi esigenza di contestualità e presenza fisica. Tutte le barriere sono annullate: fisiche, geografiche e tecniche.
La soluzione risponde anche all’esigenza di creare relazioni digitali che acquisiscono valore e creino effetti giuridici rispettando esigenze di sicurezza sempre più elevate. Il documento, nucleo centrale da un punto di vista giuridico ed i flussi approvativi che lo interessano devono essere in grado di garantire certezza alle relazioni giuridiche che si creano. Assume rilevanza l’identità digitale dei soggetti coinvolti nella transazione approvativa e l’immodificabilità e la stabilità dei documenti approvati.
La soluzione è in grado di determinare:
- il chi (identificazione certa degli attori coinvolti)
- il cosa (certezza del documento oggetto di approvazione)
- il quando (il tempo in cui si perfeziona l’approvazione).
Nel documento informatico il contenuto si distacca dal supporto fisico e materiale del documento stesso e diviene sequenza di valori binari intangibile. La firma elettronica del documento diviene strumento di identificazione e di imputazione dell’autenticità del documento e del suo contenuto al firmatario con le correlative conseguenze giuridiche che ne discendono. Ecco perché è così importante e centrale il tema della firma elettronica: il suo valore giuridico e l’efficacia probatoria variano in base alla tipologia di firma elettronica utilizzata (art. 20- bis del CAD)
Si può affermare che questa soluzione approvativa è uno strumento che si pone trasversalmente a tutta l’aria legal e a tutte le divisioni aziendali che abbiano la necessità di gestire flussi approvativi dei documenti.
La soluzione IG SIGN prevede l’acquisizione di documenti, che richiedono di essere approvati e firmati da attori/collaboratori secondo un workflow definibile in modo semplice: (un firmatario, un documento fino a più firmatari e più documenti), monitorando il processo fino alla sua conclusione. La soluzione prevede la possibilità di creare fascicoli con diversi firmatari (sia con certificato qualificato - firma digitale - o avanzato, che con firma semplice) e approvatori, indicando anche l'ordine nel quale verranno notificati per la firma/approvazione (attraverso mail o notifica push sullo smartphone) e di apporre firme multiple con una sola operazione di firma.
Il workflow di IG SIGN permette all’ owner dei fascicoli di impostare step approvativi in parallelo tra più collaboratori oppure step sequenziali e supportando tutti i tipi di firma elettronica.
È inoltre prevista anche la funzionalità di compilazione file prima dell'apposizione della firma. La soluzione è accessibile sia nella sua forma nativa tramite interfaccia web, o tramite integrazione via API REST.
Al termine del processo autorizzativo, oltre ai documenti firmati, IG SIGN genera un report con i dettagli di ogni step del workflow associato al fascicolo. I documenti firmati possono poi essere versati in un sistema di conservazione per preservarne il loro contenuto.
Riprendendo la normativa di riferimento in particolare il regolamento eIDAS e la normativa nazionale, un principio fondamentale che le caratterizza è il principio di neutralità tecnologica o di non discriminazione. Dalla lettura coordinata se ne deduce che non possono essere discriminati né gli strumenti digitali (documenti informatici e firme elettroniche) rispetto a quelli analogici e neppure alcune tipologie di firme (firma elettronica semplice) rispetto ad altre (firma elettronica qualificata). Lo strumento digitale assume quindi una rilevanza fondamentale per accelerare i processi operativi: meglio quindi essere produttivi a vantaggio della diffusione di competenze qualificate e demandare l’operatività a basso valore aggiunto ad una soluzione sicura e di qualità come IG SIGN!
