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Ruolo di un organismo di vigilanza
L’Organismo di Vigilanza è "…un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo…" che ha il compito di "vigilare sul funzionamento e sull’osservanza dei Modelli, di curare il loro aggiornamento…" (Art. 6, comma 1, lett. b del D.Lgs. 231/2001, in seguito anche “Decreto”), con una finalità preventiva ed esimente al fine di garantire l’adempimento al suo compito.
Con riferimento al Modello di Organizzazione Gestione e Controllo (nel seguito anche “Modello”) previsto dal Decreto, si evidenziano una serie di attività che devono essere svolte dall’Organismo di Vigilanza:
- controllare la coerenza tra il Modello e l’organizzazione aziendale
- controllare l’effettività del Modello, cioè il funzionamento e l’osservanza dello stesso
- controllare l’efficacia del Modello, cioè l’idoneità dello stesso a prevenire i reati “presupposto”
- istituire adeguati flussi informativi da e verso le funzioni apicali e gli organi di amministrazione e controllo della società
- curare l’adattamento e l’aggiornamento del Modello, qualora se ne veda la necessità
- segnalare all’Organo Amministrativo eventuali violazioni
- intraprendere iniziative nel caso di apertura di un procedimento per notizia di reato su persona fisica e/o società
- controllare le attività di comunicazione, diffusione e formazione sul Modello
- comunicare periodicamente l’attività svolta dall’Organo Amministrativo.
L’acquisto dei servizi professionali: le fasi del processo
Le fasi operative del processo di acquisto di servizi professionali sono del tutto coerenti con quelle che caratterizzano in generale il processo degli approvvigionamenti e devono quindi prevedere in sintesi:
- la definizione del budget annuale della funzione
- la formalizzazione di un documento di richiesta del servizio
- la definizione del processo di identificazione della controparte
- la definizione del contratto
- la verifica della prestazione resa
- la contabilizzazione della transazione
- l’autorizzazione al pagamento.
Tali fasi devono essere strutturate al fine di garantire un adeguato livello di trasparenza, di separazione dei compiti e di tracciabilità delle singole transazioni.
È quindi necessario che:
- vi sia un adeguato livello di separazione tra i soggetti che richiedono la prestazione identificano la controparte, definiscono il contratto, verificano l’esecuzione del servizio, contabilizzano l’operazione e effettuano il pagamento.
- la scelta della controparte avvenga sulla base di una procedura di qualifica e selezione dei requisiti tecnico-professionali, onorabilità, indipendenza e procedere poi a un’analisi comparativa tra più controparti potenziali
- vi sia un adeguato livello di formalizzazione di tutte le fasi del processo (richiesta delle prestazioni, qualifica e selezione della controparte, verifica delle prestazioni, autorizzazione ed effettuazione del pagamento).
Il processo d’acquisto di servizi professionali nell’ambito del decreto
Occorre innanzitutto precisare che l’approvvigionamento di servizi professionali rientra tra i processi «a rischio 231». Le attività che lo caratterizzano, infatti, possono essere strumento attraverso il quale commettere diversi dei «reati presupposto», tra i quali, ad esempio i reati di corruzione - anche tra privati -, di riciclaggio e impiego dei proventi di attività criminose, di auto-riciclaggio e i delitti di criminalità organizzata.
Le fasi del processo che risultano più sensibili rispetto ai suddetti rischi-reato sono tipicamente l’accreditamento e la qualifica della controparte, l’assegnazione dell’incarico e la gestione del rapporto e con riferimento a tali fasi, l’Organismo di Vigilanza deve quindi:
- attivare tutti gli strumenti di conoscenza e di verifica a sua disposizione per appurare che siano stati previsti e adottati i necessari presidi e strumenti di controllo, accertandone qualità ed efficacia
- verificare periodicamente l’impostazione del Modello ed il processo di «risk assessment», in modo da accertare che siano stati adeguatamente identificati e valutati le attività sensibili, i rischi reato correlati ed il contributo preventivo del sistema di controllo interno
- intervenire tempestivamente nel caso di carenze del Modello, o segnalazioni di reati anche solo presunti, proponendo ai vertici della società le azioni da intraprendere al fine della tenuta esimente del Modello
- impostare il programma annuale finalizzato a:
- verificare l’adeguatezza e l’efficacia del Modello in relazione alle specificità e alle caratteristiche organizzative della Società che si riflettono sulle attività sensibili e sui rischi «mappati» in fase di risk assessment
- verificare la coerenza tra quanto previsto dal Modello e le procedure ed il sistema dei controlli aziendali
- verificare l’applicazione delle procedure e dei controlli finalizzati a ridurre il rischio di commissione dei reati «presupposto»
Nello specifico, con riferimento al processo d’acquisto di servizi professionali, l’OdV, attraverso le suddette attività, dovrà riscontrare i presidi posti in essere dalla società con riferimento a:
- Accreditamento/qualifica dei fornitori
- Definizione dei requisiti per l'accreditamento/qualifica
- Modalità e criteri per l'attribuzione, modifica, sospensione e revoca dell'accreditamento/qualifica
- Verifica nel tempo del mantenimento dei relativi requisiti
- Assegnazione dell’incarico
- Richiesta della funzione
- Modalità di assegnazione
- Formalizzazione del rapporto
- Autorizzazione
- Gestione del rapporto
- Rispetto del contratto
- Verifica del servizio reso
- Autorizzazione al pagamento
Nell’esercizio della sua funzione, l’Organismo di Vigilanza dovrà inoltre identificare i “flussi informativi”, da formalizzare in una specifica procedura aziendale, che gli consentano, attraverso specifici indicatori di anomalie o informazioni relative a fatti e/o operazioni particolarmente rilevanti e/o critiche, di venire a conoscenza tempestivamente di rischi reato o di eventuali carenze del Modello. A tale scopo l’Organismo di Vigilanza potrà prevedere anche periodicamente incontri con le figure apicali.
Da quanto qui sinteticamente esposto, risulta evidente che l’Organismo di Vigilanza, con le sue azioni, può contribuire, anche nell’ambito del processo di acquisti di servizi professionali, ad una maggiore diffusione della “cultura” della prevenzione e del controllo, favorendo una maggior tutela della società e di tutti i soggetti interni ed esterni ad essa coinvolti in tale processo.
