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La consulenza e l’assistenza legale alle imprese, e persino quella alle persone fisiche, è infatti oggi più che mai significativamente condizionata dall’innovamento tecnologico, che impone all’avvocato di ripensare la sua organizzazione lavorativa, l’utilità delle risorse coinvolte (serve ancora il personale di segreteria?), la struttura dei propri uffici (servono ancora le sale riunioni?) e il modo stesso di rapportarsi al cliente e di svolgere la professione forense.
Particolarmente nel caso della consulenza ed assistenza alle imprese, infatti, i continui cambiamenti tecnologici hanno richiesto e richiedono tuttora un costante adattamento di tutte le categorie professionali alle nuove esigenze derivanti dall’accentuato utilizzo della tecnologia da parte dei propri clienti, indipendentemente dal settore in cui operino e dai requisiti dimensionali. La corrispondenza email, l’utilizzo di smartphone, tablet e computer portatili, le videoconferenze tramite servizi di comunicazione elettronica talora gratuiti (ha ancora senso ricevere clienti a studio?), l’accesso a documenti in formato elettronico su piattaforme digitali condivise (si pensi all’acceso alle intranet aziendali dei propri clienti), l’utilizzo di banche dati giuridiche e l’utilizzo di servizi di archiviazione documentale virtuali in modalità “cloud”, sono tutti strumenti ormai consolidati nell’uso corrente dalle imprese e che gli avvocati e i consulenti legali che le assistono sono tenuti a conoscere, ad utilizzare e dei quali debbono quindi disporre.
L’innovazione tecnologica non comporta, invero, solo la necessità di nuovi e rilevanti costi per investimenti, aggiornamenti e manutenzione di software, hardware, telefonia mobile e quant’altro, ma anche e soprattutto flessibilità, adattamento e cambio di mentalità nell’utilizzo di tali nuovi strumenti lavorativi: i tempi di risposta particolarmente stringenti, il volume di dati scambiati ogni giorno, lo stesso nuovo modo di scrivere (sintetico e immediato, che non ammette risposte vaghe, forbite o prolisse da parte del consulente legale) che caratterizza la messaggistica email o sms e più in generale il linguaggio proprio delle comunicazioni elettroniche e digitali, sono tutti elementi che costringono l’avvocato a rivedere criticamente il modo di scrivere, di comunicare e di prestare la propria consulenza e al cliente.
Tutto ciò attiene ai rapporti con i clienti, ma, in realtà, numerose novità derivanti dall’innovazione tecnologica stanno caratterizzando vari altri aspetti attinenti all’esercizio della professione legale.
Si pensi in primo luogo al fatto che Internet è ormai divenuto il principale veicolo di comunicazione anche per gli avvocati, non solo per presentare e promuovere la propria capacità e organizzazione professionale (con tutte le implicazioni che comporta promuovere sé stessi sul web, tanto che oggi molti clienti consultano innanzitutto internet per avere riscontri su professionisti a loro segnalati), ma anche per interagire con organismi istituzionali, ordini professionali e colleghi o per acquisire informazioni, esperienze e modulistiche varie che altri avvocati mettono a disposizione sul web apparentemente senza finalità lucrative. La stessa domanda di formazione continua degli avvocati viene sempre più soddisfatta con il ricorso a strumenti di e-learning, webinar e altre iniziative formative che presuppongono la dotazione, la conoscenza e l’utilizzo di tecnologie adeguate da parte dell’avvocato.
L’introduzione del processo telematico nel contenzioso giudiziario civile, amministrativo e tributario (in attesa della sua estensione al settore penale) ha poi ulteriormente e significativamente spinto (e per altri versi costretto) gli avvocati all’innovazione tecnologica nonostante le difficoltà di adattamento e la resistenza al cambiamento di molti professionisti, restii a ripensare la propria organizzazione e attività lavorativa ovvero non in grado di sostenere finanziariamente i costi del passaggio al digitale.
Il processo telematico costringe, infatti, l’avvocato a riorganizzare il proprio studio legale, il proprio personale, i propri collaboratori e gli stessi archivi in funzione della crescente digitalizzazione di documenti e procedure che in passato richiedevano l’utilizzo di spazi fisici, risorse umane dedicate alla frequentazione degli uffici giudiziari e l’uso di tanta carta, oggi strumenti non più necessari o quantomeno divenuti secondari. Il domicilio digitale dell’avvocato è oggi fonte di responsabilità e adempimenti assai più onerosi di un domicilio fisico e l’implementazione del processo telematico richiede dedizione, formazione, organizzazione e tempo; l’utilizzo di archivi virtuali per i messaggi di Posta Elettronica Certificata e per i file di atti processuali comunicati digitalmente pone problemi non indifferenti di integrità, reperibilità e protezione nel tempo soprattutto in ragione del crescente ricorso a servizi di archiviazione “cloud”, con conseguente esternalizzazione virtuale in qualche parte del pianeta di archivi che in precedenza, quando si utilizzava la carta, erano custoditi all’interno dello studio legale.
Protezione e sicurezza dei dati personali
È a tutti noto che a breve (25 maggio p.v.) entrerà in vigore in tutti i Paesi dell’Unione Europea e quindi anche in Italia il nuovo Regolamento UE 679/2016 sulla protezione dei dati personali, che, tra i vari nuovi adempimenti, impone soprattutto di valutare, sulla base di approfondite analisi dei rischi, il legittimo interesse alla base del trattamento dei dati personali trattati e le procedure e misure più idonee ad assicurare la loro protezione e sicurezza.
Tali adempimenti sono previsti anche a carico degli studi legali, che dovranno pertanto ripensare e ridefinire il modo di gestire i dati da loro trattati, quali i dati dei propri clienti, del personale, dei colleghi e anche i dati di terzi che gli avvocati detengono per ragioni di pubbliche relazioni e di promozione della propria capacità professionale (i c.d. “contatti”), talora all’insaputa degli interessati.
Gli avvocati sono quindi ora chiamati a “disegnare” la loro organizzazione lavorativa nel rispetto di tali obiettivi (c.d. “privacy by design”), valutando altresì le implicazioni che possono comportare la conservazione e il trattamento di informazioni e dati personali fornite dai propri clienti o acquisite presso terzi senza le necessarie garanzie e accortezze. Tanto più poi gli avvocati saranno costretti a ricorrere all’innovazione tecnologica e agli archivi virtuali anche tramite “cloud” per gestire informazioni, dati e processi, tanto più dovranno predisporre anche con i loro fornitori di servizi informatici gli accorgimenti atti a minimizzare il trattamento e soprattutto le misure necessarie a prevenire perdite o sottrazioni di dati e così pure accessi indebiti, furti di identità, virus informatici, phising e altre note pratiche di computer crimes (si pensi alla nota pratica del furto dell’agenda cartacea dell’avvocato a fini estorsivi, che è oggi sempre più sostituita da raffinate frodi informatiche, come il fenomeno estorsivo del ramsomware).
In conclusione, l’avvocato del terzo millennio è chiamato ad affrontare ineludibili sfide derivanti dall’incessante e repentino evolversi del progresso tecnologico, sempre più in stridente contrasto con il lento e inadeguato progredire dei sistemi legislativi e degli apparati amministrativi nel settore della giustizia e dei relativi organismi istituzionali forensi.
A tali sfide l’avvocato deve rispondere con sollecitudine, sia perché richiesto dai propri clienti, sia perché dalla sua capacità di innovarsi e adeguarsi ai nuovi modelli di professione legale che il progresso tecnologico sta plasmando dipenderà forse la sua stessa sopravvivenza e in tal senso l’aggregazione in organizzazioni di studi legali di dimensioni medio-grandi (molto più diffusa all’estero che in Italia) può contribuire, da un lato, a migliorare l’offerta dei propri servizi alla clientela in termini di maggiore efficienza ed economicità e, dall’altro, a sostenere i maggiori costi derivanti dagli investimenti in nuove competenze e in tecnologia che il mercato richiede sempre più frequentemente ai professionisti ed in particolare agli avvocati.
