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La transizione al digitale
Le tecnologie digitali detengono un enorme potenziale per farci trovare pronti ad affrontare l’era digitale, ma deve trattarsi di tecnologie diffuse ed affidabili, cioè a vantaggio di tutti e sicure. Solo in questo modo si possono generare nuove opportunità anche in un’ottica green e di sostenibilità.
Non viene messo in discussione quanto sia incisivo l’impatto delle tecnologie digitali sul nostro modo di vivere e di fare business; ma solo lo sviluppo di una strategia sistematica e di lungo periodo consente di cogliere i benefici di una società digitalizzata.
Le politiche e le soluzioni innovative devono agevolare le imprese al fine di mettere a loro disposizione consapevolezza, competenze e strumenti per digitalizzarsi e quindi per crescere.
La transizione al digitale rappresenta un acceleratore di sviluppo, anche in prospettiva di una possibile rinascita post pandemia, ma è necessario fare i conti anche con le molte ombre che caratterizzano questo scenario: basso livello di competenze informatiche, nuovi scenari lavorativi, processo di riconversione professionale.
Innovare sì, ma con una grande attenzione ai temi del change management e della formazione digitale ipotizzando misure di sostegno per chi non sarà in grado di reggere le trasformazioni, al fine di realizzare un’efficace transizione al digitale e ridurre al minimo il digital divide.
La crescente domanda di servizi comporta una maggiore diffusione delle competenze digitali ma richiede forti investimenti per renderle diffuse e creare almeno “le competenze digitali di base”. È essenziale colmare il divario che colpisce ampie fasce della popolazione in differenti aree territoriali al fine di scongiurare l’emarginazione socio-digitale.
La trasformazione digitale delle pubbliche amministrazioni e delle aziende deve contribuire a fornire servizi più rapidi, meno costosi e migliori. L'e-government migliora l'efficienza e aumenta la facilità d'uso e l'accessibilità e deve tendere a una semplificazione generale dei processi amministrativi in tutti i servizi per soddisfare le esigenze dei cittadini e ad una semplificazione dei processi aziendali. L'attuazione di una solida e-governance è al centro dello sviluppo dell'e-government. Il PNRR (Piano nazionale ripresa resilienza) richiede agli Stati membri dell'UE ed all’Italia di definire le loro strategie, architetture e quadri per procedere all'attuazione dei piani di ripresa e resilienza. La trasformazione digitale, in attuazione anche delle linee guida del Piano Triennale, deve essere governata e attuata attraverso visione strategica, capacità realizzativa ed efficacia.
Diventa centrale il ruolo del Responsabile della transizione al digitale, motore dei processi di cambiamento e innovazione nei singoli enti. È obbligatorio nelle PA ma è auspicabile che anche le aziende private individuino un soggetto propulsore dell’attivazione e messa a terra delle soluzioni digitali.
Tutto ciò presuppone un processo di collaborazione tra le diverse competenze: legal, It, sicurezza, privacy, archivistica anche attraverso modelli di rete in grado di stimolare il confronto, valorizzare le migliori esperienze, condividere conoscenze, progettualità e promuovere azioni coordinate soprattutto al fine di tutelare anche il patrimonio informativo e documentale che viene creato attraverso la digitalizzazione dei processi operativi.
La conservazione digitale
L’archiviazione consiste nella registrazione di un documento informatico, all’interno di uno spazio digitale per la sua reperibilità.
Il processo di conservazione invece è in grado di garantire al documento informatico le cinque caratteristiche che un servizio di conservazione deve offrire per essere a norma (cifr. Art. 44 CAD – Dlgs 82/2005 e smi): autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
La conservazione è un processo, un insieme di procedure informatiche che conferiscono validità ai documenti e ne garantiscono il valore probatorio nel tempo.
Il sistema di conservazione si compone di un’organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti, modello di funzionamento, processi, architetture di sistema e infrastrutture tecniche.
Lo scopo della conservazione deve portare alla completa protezione dei documenti informatici ed alla loro massima reperibilità.
Da questo si deduce come l’attività di conservazione digitale richieda profonde competenze tecniche e grande esperienza. È fondamentale garantire e contestualizzare le informazioni e la loro integrità. Le informazioni ormai sono basate su bit, su sequenze, su contesti che cambiano e probabilmente se non correttamente tutelate cosa resta delle stesse? Molto meno delle informazioni ricavabili dagli antichi papiri o dalle perenni steli incise sulla pietra.
Se le informazioni sono rilevanti chi si occupa di mantenere la loro permanenza nel tempo e tramandarle al mondo futuro?
Autenticità, permanenza ma anche scarto delle informazioni, divengono tematiche essenziali perché memorizzare un bit ha un costo in termini energetici, di sostenibilità e tale costo è costantemente in crescita.
Avremo una quantità enorme di dati e documenti da memorizzare, ma memorizzare i dati di tutto ci espone a problemi di sostenibilità energetica. Come costruire una memoria digitale performante e sostenibile?
Divengono essenziali alcuni aspetti: metadatare per individuare le relazioni di contesto dei documenti e delle informazioni, ordinare, gestire secondo logiche archivistiche le informazioni ma anche prevedere una gestione performante dello scarto.
La memoria digitale si costruisce su modelli di gestione, formazione e conservazione dei dati poiché si tratta di una memoria dinamica.
Ma chi si occupa di diventare difensore della trasmissione della memoria storica della documentazione e delle informazioni?
Nel contesto pubblico italiano, la memoria delle informazioni digitali è gestita da norme che mirano alla massima tutela delle informazioni ma nel contesto privato non sempre si ha la medesima sensibilità. Ipotizzare la tutela delle informazioni nel tempo deve prevedere un concetto di archivio ma contestualmente di gestione dinamica dello stesso con un processo di costruzione delle informazioni nel tempo. Lo scopo ultimo della Conservazione dei documenti digitali è di rendere disponibili i documenti stessi anche a distanza di decenni, assicurandone l’integrità delle informazioni contenute e della sua forma.
Gli strumenti informatici sono soggetti ad una rapida obsolescenza e la dematerializzazione documentale espone al rischio dell’impossibilità di fruire dei documenti prodotti con tecnologie estinte.
La tutela delle stesse diviene quindi una missione per tutti, per garantire che nel futuro venga tramandata la memoria storica del nostro presente o del nostro passato più recente e digitalizzato.
