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Partiamo con il definire per “digitale” cosa si intende, in modo da evitare confusioni che spesso aleggiano su questi termini. Digitale, in soldoni, vuol dire non fisicamente raggiungibile. La firma è digitale quando non si appone più manualmente, ma è elettronica. L’archiviazione di una pratica, di un documento, è digitale quando non abbiamo più la carta e un luogo fisico dove riporla, ma il tutto avviene con file elettronici (word, pdf, excel, altro). Il deposito digitale (o telematico) evita di andare in cancelleria con le copie degli atti, fare code, bolli, timbri, ricevute, fascicoli, e via dicendo. Il tutto avviene a distanza grazie alla smaterializzazione dei documenti e la trasformazione in file di tutto ciò che un tempo era carta. La digitalizzazione ha coinvolto non solo le procedure burocratiche che fanno da cerniera nella professione forense, ma anche le modalità di comunicazione (pec, email), di aggiornamento (webinar), di lavoro (ebook, normativa in formato elettronico, gestionali, agenda elettronica).
Il digitale ha oramai intriso la professione in ogni suo aspetto e il web rappresenta oggi anche nella professione forense una delle modalità e dei canali attraverso cui il digitale viaggia. Tuttavia la professione forense risulta ancora restia a servirsi di una delle novità di maggior interesse e impatto, rappresentata dall’archiviazione in Cloud e dal lavoro in rete. Diversi studi hanno dimostrato come la ragione principale sia la diffidenza del legale dovuta al non saper esattamente dove dati così delicati e sensibili come quelli processuali e quelli inerenti i propri clienti siano conservati, con la conseguente paura di non poterli recuperare all’occorrenza, oppure che siano poco protetti contro attacchi di hacker, o ancora che siano poco tutelati a livello di privacy.
Giusto per essere sicuri di utilizzare tutti correttamente la terminologia tecnologica, ricordiamo che il Cloud (letteralmente “nuvola”) è uno spazio di archiviazione presente su un server remoto (cioè collocato anche a migliaia di km di distanza) e fornito solitamente da grandi player (cloud provider) del settore digitale. Google, Apple, Microsoft e molte altre realtà giganti, piuttosto che di medie e piccole dimensioni, forniscono questi servizi di archiviazione di file e dati sui propri server, in modo che l’utente possa recuperarli e servirsene in ogni punto del globo dove sia presente una connessione Internet e con ogni device (fisso o mobile). Si parla in questo caso di cloud storage, cioè conservazione di dati su server remoti, raggiungibili in ogni momento. Sono molteplici i vantaggi che tale servizio offre, vediamo i principali:
- sincronizzazione dei dati in un unico punto (server) e loro conservazione;
- raggiungibilità in ogni momento;
- fruibilità dei contenuti mediante device mobili;
- possibilità di lavorare in team da luoghi diversi sugli stessi documenti;
- spazio di archiviazione che può essere anche illimitato e che evita di occupare memoria sui device utilizzati;
- funzione di backup dei dati, in modo di avere sempre una copia di sicurezza.
Da non confondere con il cloud storage il cloud computing, che invece indica la possibilità di utilizzare in remoto (a distanza) software non installati sul proprio computer. Pensiamo a gestionali o CRM (Customer Relationship Management), per esempio.
Quanti studi legali oggi utilizzano il cloud per la propria attività?
Considerando che oltre l’80% degli studi utilizza banche dati, gestionali e agende elettroniche per organizzare le attività professionali le ricerche, il cloud si attesta sotto il 30%. Le ragioni sono, come abbiamo visto, principalmente legate alla diffidenza di affidare dati sensibili alla “nuvola” e quindi alla paura di sottrazione e di violazione degli stessi.
Qui si potrebbe aprire un discorso ampio circa il fatto che non consideriamo che è già sufficiente l’uso delle email per avere in cloud migliaia di dati relativi ai clienti e alle pratiche. Infatti, ogni qual volta utilizziamo l’email per inviare allegati e per condividere contenuti, una copia delle stesse viene conservata sui server provider come Apple, Google, Microsoft e molti altri. E non è sufficiente pensare di essere al sicuro per il semplice fatto di avere un proprio server in studio su cui vengono effettuati backup e su cui risiedono copie della nostra corrispondenza; infatti, se il destinatario della nostra missiva elettronica utilizza server esterni (in cloud appunto), ecco che lo stesso archivierà copie della relativa corrispondenza tra cui nel botta e risposta si trovano anche le nostre missive.
Decisamente è prudente prendere tutte le precauzioni possibili (per esempio scegliere dei cloud provider seri, cambiare periodicamente la password, fare backup locali dei dati), ma il cloud diventerà la risorsa da qui a pochi anni utilizzata da tutti anche nella professione forense. I suoi vantaggi sono decisamente attraenti in termini di comodità, velocità, sicurezza ed economicità.
Per chi non avesse ancora utilizzato questi servizi, consiglio di avvicinarsi gradualmente con attività “a basso rischio”. Per esempio, provate ad archiviare in cloud vostre presentazioni di convegni, modelli di atti, e risorse non a contenuto sensibile, di cui temete la sottrazione.
Per esempio, l’avvocato che spesso esercita la funzione di speaker in convegni, dovrebbe oltre ad avere una propria copia in locale (sul proprio computer) della presentazione in Power Point del suo speech, anche avere una copia in cloud. In tal modo, qualora la legge di Murphy entrasse in azione e puntualmente il vostro computer dovesse decidere di non funzionare più proprio quel giorno, voi potrete senza colpo ferire collegarvi ai contenuti delle slide mediante tablet o addirittura cellulare, continuando la vostra presentazione.
Infine, considerate che se utilizzate il mondo Apple (IOS) oppure Android, automaticamente il vostro smartphone archivierà (salvo lo abbiate disabilitato) fotografie, musica, video sul cloud fornito da Apple (iCloud), oppure dai vari player di Android (ad esempio Google Drive).
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In conclusione, le modalità di cloud storage le stiamo già utilizzando in diversi ambiti della nostra vita ed è una tecnologia estremamente utile e produttiva, salvo conoscerla per poter effettuare scelte oculate e utilizzarla con opportunità anche nella professione, di cui rappresenterà in futuro un valido alleato.
