***
1. Riservate il vostro spazio fisico per un periodo più lungo dell'evento
Suggeriamo di utilizzare una sala conferenze tranquilla, che difficilmente possa essere disturbata. Prenotate un'ora prima dell'inizio del webinar e un'ora dopo la sua conclusione. E’ necessario che le persone abbiano il tempo utile per prepararsi, sistemare l'attrezzatura, ecc... ed è necessario anche avere del tempo in più per il debriefing, l'imballaggio, ecc.
2. Condividere l'ordine del giorno in anticipo
Se avete intenzione di far partecipare qualcun altro al webinar del vostro studio legale, dovete comunicarglielo in tempo per consentirgli di prepararsi. Può essere buona abitudine organizzare una breve riunione con tutti i relatori almeno una settimana prima dell'evento. Molto utile è utilizzare un documento condiviso (come Google Docs) per delineare ciò che verrà trattato in ogni sezione, in modo che tutti possano aggiungervi qualcosa e rimanere organizzati.
3. Esercitarsi molto
Prima del webinar dello studio legale, fate una prova generale. Questo vale soprattutto se si tratta del primo webinar. Molti preferiscono scrivere un testo completo nella sezione note delle loro diapositive. Alcuni si sentono a proprio agio a improvvisare, ma almeno se i punti chiave sono scritti, hanno qualcosa su cui basarsi.
4. Scoprire il proprio stile di presentazione
Poiché molte persone non si sentono a proprio agio nel parlare in pubblico, non riescono a scoprire il proprio stile di presentazione. Piuttosto che cercare di emulare qualcuno che ammirate (cosa che di solito non risulta genuina), rimanete fedeli a voi stessi e parlate nel modo che vi viene naturale, che sia esuberante o pragmatico. L'avvertenza è di essere entusiasti. Ricordate che quando gli spettatori non possono vedervi, si affidano alla vostra voce per trasmettere la vostra passione per l'argomento.
5. Stampare la presentazione, compresi gli appunti
Molte volte, soprattutto se non hanno fatto una prova generale, i presentatori si accorgono di non poter vedere sullo schermo gli appunti che stanno condividendo in quel momento. Questo può davvero cogliere di sorpresa le persone, ma se hanno delle copie stampate dovrebbero sentirsi un po' più sicuri. Indipendentemente da ciò che accade con la tecnologia, sarete in grado di continuare la vostra presentazione se tutto è davanti a voi.
6. Assicuratevi di avere un piano di backup
Probabilmente dovreste pensare che se qualcosa può andare storto, lo farà: i computer portatili muoiono, PowerPoint si blocca o i presentatori hanno un'emergenza e sono in ritardo. Anche se si spera che questi casi siano rari, è essenziale sapere cosa fare in caso di emergenza. Alcuni suggerimenti: assicuratevi che tutti coloro che parteciperanno al webinar abbiano la presentazione finale, che ci sia più di un portatile in coda con il materiale nella stanza e che abbiate un presentatore di riserva.
7. Acquisire familiarità con la piattaforma di webinar
Indipendentemente dalla piattaforma per webinar utilizzata, è fondamentale capire i dettagli e le funzionalità. Esercitatevi a usare il software più volte prima di organizzare il vostro primo evento. La tecnologia non è sempre facile, quindi cercate di capire quali sono le cose che potrebbero andare storte e come risolvere i problemi. Ricordate che potete sempre registrare nuovamente il webinar in un secondo momento, se ne avete assolutamente bisogno.
8. Delegare per una gestione dell'evento più efficace
Il vostro processo funzionerà meglio se le persone sono responsabili di alcuni elementi che sono più adatti alle loro competenze. Ad esempio, una persona potrebbe gestire i social media durante l'evento e un'altra il pannello di chat online.
9. Affidatevi a esperti dello studio legale
Per mettere a punto un webinar per lo studio legale che abbia la massima risonanza, collaborate con i vostri avvocati, il team di marketing e/o i partner. Non cercate di diventare esperti di tutto, ma chiedete semplicemente il parere di chi ha orecchie per intendere e per volere. Assicuratevi che le persone con cui collaborate capiscano fin dall'inizio quali sono le aspettative e come possono aiutarvi.
10. Iniziare con le presentazioni
Se avete tempo, chiedete ai partecipanti di dire a tutti da dove stanno chiamando e cosa sono entusiasti di imparare. Questo è un ottimo modo per iniziare l'evento con energia e incoraggiare la partecipazione.
11. Includere sondaggi nel webinar
I sondaggi sono un ottimo modo per catturare l'attenzione dei partecipanti. È probabile che i partecipanti siano entusiasti di vedere cosa dicono i loro colleghi. Inoltre, è possibile salvare le informazioni per fornire approfondimenti su potenziali contenuti o argomenti di webinar per il futuro.
12. Raccontate storie
Le persone amano le storie. Usatele per illustrare i vostri punti e personalizzare i vostri contenuti. Inoltre, aiutano a dare un senso ai concetti e sono più memorabili rispetto alla semplice esposizione dei fatti. Cercate di includere alcuni case history che siano relazionabili e facili da capire.
13. Sperimentare con i contenuti
Cambiate il ritmo durante la presentazione per mantenere l'attenzione dei partecipanti. Provate l'umorismo, le gif, i video e altri formati di contenuto per spezzare il ritmo. Cercate costantemente nuovi modi per raggiungere il vostro pubblico e modificate i futuri webinar in base a quanto sperimentato nei precedenti.
14. Incoraggiate il feedback alla fine del webinar
Se volete davvero migliorare l'esperienza dei webinar, chiedete un feedback alla fine degli eventi. Potete facilmente creare un sondaggio per la fine o inviare un'e-mail. Conservate le risposte in un documento della community, in modo che il vostro team possa valutare insieme i suggerimenti.
15. Praticare l'ascolto sui social media
Incoraggiate i partecipanti a postare su LinkedIn utilizzando determinati hashtag e poi analizzate l'attività dopo il webinar. Utilizzate queste informazioni per capire cosa ha risuonato davvero e trovare nuovi modi per coinvolgere le persone che hanno partecipato al webinar del vostro studio legale.
16. Riprodurre la registrazione del webinar
Uno dei modi migliori per migliorare le presentazioni future è ascoltare i webinar passati. Questo aiuta i relatori a cogliere aspetti che altrimenti non avrebbero colto. Ad esempio, è possibile che si usino certe parole troppo spesso o che si noti una pausa in certi punti della presentazione, e si possono apportare modifiche per la prossima volta.
17. Fare sempre il debriefing
La tentazione di sentirsi sollevati dalla fine di un webinar e di passare al prossimo è forte, ma questo non vi aiuterà a migliorare. Subito dopo il webinar, fate una riunione con il vostro team per discutere di ciò che ha funzionato e di ciò che non ha funzionato. Assicuratevi di documentare tutti gli elementi tattici su cui intervenire per il prossimo evento.
Come probabilmente vi ha ricordato questo elenco, la produzione di un webinar di successo per uno studio legale richiede molta preparazione, energia e collaborazione. È importante ricordare che ne vale la pena: i webinar sono uno dei modi migliori per entrare in contatto con il vostro pubblico e incanalare lead nella vostra pipeline.
