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Chi di voi non ha mai avuto a che fare con la redazione di una submission? Tutti, o almeno moltissimi di coloro che stanno leggendo questo articolo, si sono trovati, almeno una volta, a dover fare i conti su cosa mandare, quali informazioni trasferire, come veicolare il messaggio, chi coinvolgere, come rispondere alle richieste delle legal directories.
Le ricerche di mercato in ambito legale si sono, nel corso degli ultimi anni, moltiplicate. Le indagini nei vari settori del diritto sono sempre più ricorrenti e meticolose, sia da parte dei ricercatori anglosassoni, che da parte di quelli italiani. A questo va aggiunto che, nella gran parte dei casi, la modulistica da compilare non è soltanto finalizzata alla ricerca fine a se stessa, ma contribuisce alla selezione dei migliori che si contenderanno i più ambiti premi in occasione degli awards di settore.
Le tanto temute, amate e odiate submission! Che nella maggior parte dei casi vengono redatte frettolosamente, superficialmente e piuttosto male. Il tema qui non è, tuttavia, “l'importante è esserci” e quindi mandare qualcosa pur di apparire nella lista dei best of, senza considerare il come si appare; ma il tema deve essere, come affrontarle, e utilizzarle anche per conoscere meglio la propria struttura, e far sì che ogni comunicazione che esca dallo studio sia coerente con lo standard dei professionisti al suo interno e con il messaggio che si è stabilito di veicolare.
Lavoro preventivo
Agire in “zona cesarini”, a ridosso della scadenza della consegna del documento, non è mai la scelta migliore. Il rischio è, infatti, che si compili un documento poco ragionato, dettato dalla fretta, superficiale. Un lavoro preparatorio, metodico e organizzato è la chiave giusta per radunare tutte le informazioni necessarie sulle assistenze/consulenze svolte nel corso di anno. Dare vita a un database, o utilizzare il sistema gestionale di studio può essere un buon punto di partenza. Lo scopo è quello di radunare, in un'unica area tutte le operazioni/assistenze e inserire tutte le informazioni a riguardo, partendo dall'area o aree di practice, i professionisti coinvolti, il cliente, la industry, la descrizione del lavoro svolto, lo stato dell'arte. In questo modo sarà molto più semplice, nel momento in cui si dovrà lavorare sul modulo, cercare (nel database o nel gestionale) tutte le consulenze relative alla branca del diritto sotto analisi.
Presentare la squadra
In questa sezione, le directories chiedono la descrizione della squadra attiva sulla practice oggetto di ricerca e i professionisti di riferimento in quel settore. Qui la regola de “l'unione fa la forza” non sempre paga, anzi. Decidere di inserire membri dello studio che, in effetti, non hanno quella specializzazione, gioca tutt'altro che a favore dell'insegna. Basterà una rapida scorsa al vostro sito internet, da parte del ricercatore, per capire che avete alterato la realtà. Fondamentale in questo caso è la coerenza. La submission deve rispecchiare il sito internet e ciò che è sempre stato dichiarato nelle presentazioni di studio. Anche la scelta del leader o dei leader (due o al massimo tre), è importante. Il professionista indicato, quindi, deve essere quello che si vuole segnalare per una promozione in classifica o per un eventuale premio. In genere è bene che questo sia l’avvocato con il maggior numero di operazioni indicate, o che abbia seguito le più significative.
Le operazioni
Poche e semplici regole per questa sezione, ma essenziali. Le operazioni da introdurre nel documento, oltre ad essere perfettamente centrate rispetto alla practice oggetto di indagine devono:
- Essere elencate per importanza. Questa può essere intesa per valore economico dell'assistenza portata a compimento, per la particolarità del lavoro svolto o per i nomi altisonanti coinvolti nel deal.
- Essere descritte dettagliatamente. È importante sottolineare aspetti particolari, complessità, utilizzo di nuovi strumenti, professionisti coinvolti, eventualmente anche il coinvolgimento di altri dipartimenti. Non soffermarsi alla cruda descrizione analitica dell'operazione del tipo: “La società A ha acquisito la società B”. Ma argomentare e raccontare arricchendo con particolari, per esempio: “La società A, la prima azienda italiana ad alimentarsi totalmente con energia autoprodotta, ha acquistato, tramite un finanziamento che ha coinvolto un pool di 10 banche, la società B, attiva nel settore tessile, che tra le altre cose, ha prodotto i tessuti per confezionare gli abiti della prima della Scala, etc”.
- Indicare sempre se l'operazione è confidenziale o meno. Cercando, nel caso in cui il deal fosse già agli onori della cronaca di riportare link di testate che hanno raccontato la vicenda.
I contatti
Dieci, quindici nominativi ai quali è affidata la vostra reputation. Detta così fa quasi paura, ma in realtà i contatti che si indicano all'interno del file sono coloro che verranno contattati dai ricercatori e intervistati sul grado di soddisfazione nei confronti del proprio consulente/studio legale del quale si sono avvalsi. Per questo è fondamentale fare un'accurata selezione e preferire, per esempio per le legal diectories di matrice anglosassone, persone che abbiamo una certa dimestichezza con la lingua inglese. E, in assoluto indicare clienti dei quali siate certi gradiscano questo tipo di interviste. Solo alcuni accorgimenti:
- Non indicate sempre gli stessi nominativi. Passi una, due volte, ma alla terza o quarta intervista, anche se si tratta di un affezionato cliente, potrebbe non essere così entusiasta di rispondere come la prima volta.
- Date i contatti personali. Accertatevi prima che la persona sia disponibile all'intervista, e poi fornite al ricercatore la mail personale (non quella della segretaria o assistente) e il contatto telefonico, sempre dopo preventivo assenso.
- Avvisate quando il ricercatore inizia le interviste. Mandate una mail ai contatti che avete segnalato indicando il nome e la mail del ricercatore e la tempistica per le interviste.
Consigli
Trasformate il momento della redazione delle submission in un'opportunità, un'occasione per leggere meglio quello che voi e l'intero studio state scrivendo nelle pagine della storia del mercato legale. Fatevi delle domande, e imparate ad analizzare i singoli aspetti prima di rispondere. Siate coerenti, dettagliati, sinceri, puntuali, mai superficiali. Rendetevi disponibili a interloquire con i ricercatori e siate sportivi con i vostri competitor. Partecipate solo alle ricerche nella quali avete davvero qualcosa da dire ed esperienze concrete a supporto della vostra candidatura.
