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Partiamo dal fine ultimo che dovrebbe sottostare all’attività del dipartimento marketing: rendere reale un’associazione mentale per cui, pronunciando il nome di uno studio legale, le sinapsi dell’interlocutore elaborino due o tre valori riconosciuti come aderenti al proprio essere o alla propria necessità temporanea e che lo spingano a chiamare precisamente quello studio.
Prendiamo atto di quanto sia complesso individuare quei due o tre valori, trovarne di differenzianti rispetto a quelli dei competitor e trasferirli attraverso tutti gli strumenti di comunicazione e marketing senza necessariamente citarli apertamente. Molto complesso.
Purtroppo non esiste alcuna ricetta magica e il processo, peraltro, non si basa su calcoli matematici ma su quanto di meno matematico esista al mondo: le impressioni, le opinioni, la visione personale.
Ecco dunque che il dipartimento marketing si prefigge questo ambizioso obiettivo e declina tutti gli strumenti a propria disposizione per raggiungerlo: nuova brand image, brochure, newsletter, eventi, strategia digitale, client satisfaction survey, e via discorrendo.
Perché dunque la comunicazione interna è così importante?
Perché fino a che non ci sarà un’adesione tra quei valori, che tipicamente piovono dal cielo sullo studio, decisi a tavolino tra quattro mura, e coloro che lo studio lo compongono, lo vivono, lo realizzano giorno dopo giorno con la propria prestazione professionale, la strategia sarà fallace.
I dipendenti rappresentano i primi ambasciatori di una società verso il mondo esterno. Il fatto che ciascuno di essi, con le proprie azioni ed il proprio linguaggio, si faccia portatore di un messaggio coerente rispetto a quanto comunicato istituzionalmente dall’azienda rende il messaggio stesso più forte, invincibile.
La comunicazione interna deve basarsi su principi quali:
- semplicità: utilizzare messaggi semplici, brevi, e positivi semplifica i processi, evita inutili stress derivanti da situazioni di confusione, rifocalizza l’attenzione sugli obiettivi e sulle priorità;
- trasparenza: la comunicazione deve essere redatta in un’ottica di rispetto e valorizzazione delle anime che compongono lo studio;
- feedback: porsi in ascolto è un approccio winwin, permette di capire le attese e di agire in modo preciso per soddisfarle, senza dispersione di tempo e denaro;
- condivisione: la comunicazione interna è anche uno strumento di diffusione di competenze e knowhow, oltre che di esperienze professionali e personali.
La creazione di una cultura aziendale che si basa su questi principi non potrà che innescare un circolo virtuoso poiché ciascun individuo si sentirà implicitamente chiamato ad operare secondo i medesimi criteri di condivisione e trasparenza.
Come rendere concreto tutto questo partendo dall’attività del dipartimento marketing?
- Porsi un obiettivo (partendo dall’individuazione dei propri valori)
- In un mondo perfetto, definire un budget
- Pianificare
- Coordinare
- Monitorare il risultato
Nell’ottica di coordinare, il dipartimento marketing dovrebbe riuscire ad accentrare tutte le esigenze di comunicazione interna che vengono espresse dai diversi soggetti in seno allo studio: dai partner o una parte di essi, dall’office manager, dai dipartimenti HR, finance, IT (top-down) e, non da ultimo, dai singoli (bottom-up). Soggetti che a volte parlano linguaggi diversi.
Gli strumenti di comunicazione interna sono numerosi e modulabili a seconda delle esigenze e le possibilità dello studio:
- Newsletter interna
- Eventi interni e team building
- Riviste inhouse
- Blog
- Chat aziendale
- Intranet
- Account aziendali privati sui social
- Survey
- Meno vicini agli studi legali, radio e tv
- E tra i più tradizionali, ma efficaci se ripensate in modo intelligente, le care vecchie riunioni
Potrà sembrare banale, ma la veste grafica ha una sua importanza nel riconoscimento del messaggio come parte di una comunicazione riservata ai dipendenti ma coerente rispetto ai valori aziendali espressi esternamente.
La frequenza è una delle variabili fondamentali per una efficace comunicazione interna. Garantire un flusso continuo e costante di informazioni rilevanti per il destinatario, anticipando eventuali domande e dando delle risposte chiare e coerenti, assicura da un lato che non si sviluppi in lui un senso di smarrimento e disconnessione, dall’altro rende più efficace l’interiorizzazione di alcuni concetti, valori, messaggi e, riducendo all’unità, parole chiave. Parole che creano la realtà.
Mettendo in pratica l’arte della persuasione, nella sua dimensione etica, lo scopo di questo potente esercizio è che uno studio che si dice innovativo abbia dipendenti innovativi (staff e avvocati, senza distinzione alcuna), e che questi siano tali dal momento che non solo ciò gli viene chiaramente richiesto dall’organizzazione per la quale lavorano ma anche, e soprattutto, perché si sentono di essere fedeli, ed aderire in modo inconscio, a quella parola, a quel modello, a quell’ideale che gli viene trasmesso quotidianamente attraverso ogni strumento di comunicazione interna.
