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Slide piene di testo
Sarà capitato a molti provare un senso di smarrimento davanti a proiezioni di slide piene di testo fitto fitto, dove ogni spazio è stato utilizzato meticolosamente per farci entrare tutto. Tutto, questa è la preoccupazione che affligge il legale alle prese con una presentazione giuridica. “E se…”, questo il driver che spinge la scelta di molti: e se poi mi chiedono questa cosa e non la ricordo? E se in sala c’è un collega, mi criticherà. E se le devo lasciare ai partecipanti… devono essere complete.
Insomma, spinti dall’energia compulsiva del “E se…” optiamo per la scelta più sicura e onnicomprensiva: mettiamo tutto e non se ne parla più. Per molti questo è solo l’inizio di un fastidioso impegno (fare i relatori) che sono chiamati (loro malgrado) a svolgere. Spesso, poi, i preparativi sono accompagnati anche dall’ansia da prestazione, che spinge a prendere tutte le possibili precauzioni per evitare “figuracce” tipo vuoto mentale, dimenticanze varie, domande che ci colgono impreparati. Dunque, la seconda funzione dei materiali visivi proiettati durante uno speech è quella di fungere da “coperta di Linus”. Le slides diventano in tal modo i binari che guideranno il nostro discorso e daranno un ordine all’esposizione, ancora di salvezza contro ogni possibile dimenticanza.
Ma tutto ciò è corretto e, soprattutto, strategico? Decisamente no, vediamo perché.
Gli strumenti di una presentazione
Il punto di partenza del nostro discorso è chiarire che esistono 3 diversi strumenti con altrettante rispettive funzioni:
a) lo schema pilota (e gli appunti);
b) la dispensa (o handbook);
c) le slides.
Vediamo questi tre strumenti quale funzione rivestono durante una relazione in pubblico.
Lo schema pilota è solitamente costituito da un foglio, su cui riporteremo la sequenza degli argomenti da trattare durante lo speech, i punti di passaggio, gli esempi, il tempo da dedicare a ciascuno. Per chi non si accontenta di avere un canovaccio da seguire, ma necessita anche di contenuti da avere sotto mano, eventuali appunti saranno necessari; in quanto tali, sono solo vostri, il pubblico non li vedrà mai, pertanto fateli come più vi è utile senza badare alla forma (vanno bene appunti a penna, schemi, scarabocchi vari, basta che per voi siano chiari).
La dispensa, al contrario, è destinata ai partecipanti. Sarà necessario, dunque, che sia completa, ben impaginata, con una cover e il logo di Studio, con eventuale testo a fronte per evidenziare in grassetto le novità ecc. Dite subito ai partecipanti che riceveranno una dispensa, in modo che non si affanneranno a prendere appunti durante lo speech e potranno mantenere alta l’attenzione su di voi.
E infine le slides. Anch’essi destinati al pubblico, sono strumenti visivi con l’unico scopo di facilitare la comprensione per l’audience. Le slides devono essere pensate dunque per i partecipanti, non per il relatore. Una volta chiarita la funzione delle slides, ecco che sarà utile seguire alcuni accorgimenti per svilupparle in modo nuovo, efficace e funzionale allo scopo di semplificare e supportare lo speech. Quindi usciamo dall’idea che slides giuridiche debbano essere necessariamente fatte di testo, di bullet point. Mettiamo mano alla nostra creatività e con eleganza, coraggio, un pizzico di humor e vision trasformiamo anche gli argomenti più “asettici” in qualcosa di coinvolgente.
Slide super efficaci: come fare?
Sono 5 i passaggi necessari da compiere per poter realizzare presentazioni davvero efficaci:
- le slides devono supportare il vostro discorso e non il contrario; pertanto, prima definite lo storyboard: il perimetro del discorso, i contenuti centrali, gli esempi e le metafore da utilizzare; solo per ultimo passate a sviluppare le slides. Definito l’ambito del discorso raccogliete le fonti (normative, giurisprudenziali e dottrinali) che vi serviranno e mappate il pubblico che avrete davanti (chi sono, quanto ne sanno dell’argomento, cosa si aspettano, cosa potrà colpirli, cosa potrà far perdere l’attenzione);
- lavorate prima in analogico e solo in un secondo momento passate al digitale. La ragione è che se lavorate con carta e penna, sarete sempre disposti a cancellare e modificare quanto avete messo giù in bozza; al contrario, se lavorate subito sulle slides, per ciascuna dedicherete molto tempo e poi difficilmente sarete disposti ad eliminarle, anche laddove dovesse risultare sovrabbondanti;
- utilizzate i post-it, in quanto vi costringeranno ad essere inizialmente sintetici e a puntare al cuore di ciascun argomento, senza perdervi nei dettagli; inoltre i post-it si prestano ad essere riordinati quando deciderete la sequenza dei contenuti; infine, i post-it si prestano perfettamente al brainstorming, fase in cui produrrete idee che eliminerete e cambierete più volte;
- riportate a questo punto sulle slides i contenuti fin qui sviluppati in bozza, utilizzando il classico PowerPoint oppure il cugino Keynote per Mac. Avete già definito in linea di massima la sequenza e i contenuti centrali, si tratta ora di dargli corpo nell’unica ottica di produrre contenuti visivi che facilitino la comprensione del pubblico. Pertanto ricordatevi che le immagini - e più in generale elementi visivi - quadruplicano la facilità di comprensione e memorizzazione per l’ascoltatore (+ 400%). Ecco perché non è una buona idea produrre slides tutto testo, anche perché il pubblico tenderà a leggere i contenuti mentre voi parlate, perdendo buona parte del vostro discorso;
- ricordate, infine, che le parole hanno funzione informativa, mentre le immagini hanno funzione rappresentazionale. Le immagini sono evocative delle esperienze di ciascuno e delle relative emozioni associate. Conclusione, le slides dovrebbero prevalentemente contenere immagini, filmati, schemi e poche parole a sintetizzare i concetti chiave. Saper giocare poi con le metafore, lo humor, la vision renderà il vostro speech davvero memorabile per il pubblico. La parte più descrittiva, documentale, didattica riservatela invece alla dispensa che consegnerete ai partecipanti.
Insomma, anche per i legali è giunto il momento di fare un salto di qualità nel public speaking, con materiali di alto livello sia contenutistico, sia grafico. Dopo un 2020 difficile, che ci ha fatto scoprire il valore del digitale, delle video conference, dei webinar, molti avvocati che prima non avevano molte occasioni di parlare in pubblico si sono trovati piazzati davanti ad una webcam a fare riunioni, seminari e incontri con clienti. In questi casi poter condividere il proprio schermo e produrre presentazioni a supporto del discorso è ancora più importante che in presenza. Partiamo con il piede giusto in questo 2021 e dedichiamoci ad una importante soft skill: le presentazioni visive e la loro arte. Potreste scoprire che è persino divertente.
