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Secondo i risultati di una nuova indagine, la marea crescente di e-mail, messaggi e riunioni video causata dal lavoro a distanza durante la pandemia Covid-19 sta portando a un crescente livello di burnout e insoddisfazione dei dipendenti.
L'indagine, condotta da Wakefield Research per la piattaforma di posta elettronica Superhuman, ha rilevato che:
- La stragrande maggioranza di chi lavora in ufficio (89%) ha dichiarato che le attività lavorative quotidiane, come lo smistamento di una casella di posta elettronica o la navigazione tra i messaggi Skype o Teams in arrivo, sono una delle parti più sgradevoli del lavoro.
- Più di un terzo degli impiegati (38%) ha dichiarato che questa "stanchezza da email" potrebbe spingerli a lasciare il lavoro.
- Questo sentimento è più pronunciato tra i lavoratori più giovani. Per i lavoratori d'ufficio di età pari o inferiore a 40 anni, più della metà (51%) ha indicato il volume di email e di messaggi Skype o Teams ricevuti come una delle ragioni principali per cui prenderebbe in considerazione l'idea di lasciare il proprio lavoro.
- La metà dei lavoratori da remoto (50%) ha speso soldi propri per strumenti che aiutino a gestire la propria produttività, e un altro 17% ha intenzione di farlo in futuro.
Non c'è da stupirsi che i dipendenti soffrano di stanchezza da e-mail. Nel 2020 sono state inviate e ricevute più di 300 miliardi di e-mail al giorno, un numero che si prevede crescerà a 320 miliardi quest'anno. Un professionista medio riceve più di 120 e-mail al giorno.
Ma la stanchezza da e-mail può portare ad altri problemi per i professionisti e i loro collaboratori. "Quando si arriva a un sovraccarico di informazioni, diminuisce la produttività e la capacità di prendere decisioni, spesso definita funzionamento esecutivo", ha osservato Carla Bevins, assistente alla cattedra di comunicazione aziendale presso la Tepper School of Business della Carnegie Mellon University.
Stabilire i limiti
La stratega aziendale Allison R. Lancaster di Online Business Solutions ha dichiarato di ricevere quasi 100 e-mail al giorno che richiedono una risposta. Per combattere la stanchezza da e-mail, ha suggerito di:
- Controllare le e-mail due volte al giorno e esaminarle rapidamente. "Mettere in attesa" le e-mail che possono aspettare, rispondere alle e-mail che richiedono una risposta rapida e aggiungere alla mia lista di cose da fare quelle che richiedono più di 30 minuti di tempo.
- Bloccare solo 30-45 minuti ogni volta che si controlla le e-mail. Iniziare con le e-mail più vecchie che richiedono una risposta e rispondere in quest'ordine.
- Un consiglio, nella sua firma elettronica ha scritto: "Si prega di attendere fino a due giorni lavorativi per una risposta". Questo aiuta ad alleviare il senso di colpa per non aver risposto immediatamente a una e-mail.
Lancaster ha osservato che "se so che sto lavorando a un progetto di grandi dimensioni e che non sarò in grado di rispondere alle e-mail entro due giorni lavorativi, imposto anche un'e-mail fuori ufficio per definire le aspettative per le e-mail in arrivo. Incoraggio il mio team a fare lo stesso. Questo ci permette di concentrarci sul nostro compito o progetto senza sentirci obbligati a stare nella nostra casella di posta 24 ore su 24, 7 giorni su 7".
Meno riunioni Zoom
La maggior parte dei professionisti mal sopporta l'idea delle riunioni quotidiane di Zoom o altre piattaforme perché li distrae dalle altre attività: i professionisti hanno dichiarato di sentirsi meno produttivi direttamente a causa dell'aumento delle riunioni Zoom.
I professionisti devono stabilire alcuni orari da dedicare alla produttività (non alla comunicazione), alcuni orari da dedicare alle riunioni e almeno un giorno alla settimana da non dedicare alle riunioni. Le riunioni devono essere il più possibile brevi, devono terminare sempre in orario e devono essere richieste solo alle persone che devono assolutamente essere presenti.
La posta elettronica deve essere spenta quando non si lavora o quando si svolge un lavoro approfondito. Dovrebbe esistere una politica (che venga effettivamente seguita) che scoraggi le e-mail a meno che non siano assolutamente necessarie e che incoraggi le domande a essere raggruppate in brevi riunioni. Oppure dovrebbero essere inviate tramite un processo diverso che non suggerisca la necessità di una risposta rapida.
Anche se per un po' ci si sente scortesi, dovrebbe esistere una politica interna formale secondo cui le e-mail che si limitano a confermare la ricezione o a dire "grazie" non sono necessarie.
VI siete accorti dell’ironia di questo contenuto?
Il sondaggio sulla stanchezza da e-mail è stato commissionato da una società di piattaforme e-mail che vuole che più persone usino la sua app per .... leggere e inviare messaggi e-mail 😊
