***
Il Codice per l’Amministrazione Digitale, noto anche come CAD, introdotto nel 2005 con il decreto legislativo n. 82 e successivamente modificato in più occasioni, ha apportato notevoli innovazioni nell’ambito della conservazione e gestione documentale, sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati.
La normativa è stata determinante soprattutto nel direzionare il processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione, in particolare attraverso l’affermazione dei concetti di identità e domicilio digitale, nonché con la previsione del passaggio dal ricorso alla documentazione in formato cartaceo a quella in formato elettronico. Ai fini del CAD, per “documento informatico” s’intende qualsiasi “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, co.1, lett. p).
Nell’ambito della complessa articolazione del Codice, ci si intende soffermare su alcune disposizioni del Capo III, dedicato alla “gestione, conservazione e accessibilità dei documenti e fascicoli informatici”. In tale sede, infatti, il legislatore ha definito le regole attinenti alle modalità di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, estendendo alcune norme anche ai privati.
E proprio nel settore privato, il tema della conservazione del documento informatico è sempre più di interesse: pensiamo a tutti quei casi, sempre più frequenti, in cui non vi è alcun rapporto personale fra contraenti e le transazioni si concludono online, tramite piattaforme informatiche. I documenti cartacei e la firma apposta di proprio pungo sono ormai sostituti da flag, processi di identificazione e salvataggi di contratti e documenti in formato pdf, magari sulla dashboard personale dell’’utente.
Certo, è necessario conservare i documenti, anzitutto per finalità di riscontro degli accordi intercorsi. Ma quando, a cure ed a spese di chi questi documenti devono essere conservati “a norma”?
La conservazione a norma del documento informatico nel settore privato
Le regole del CAD
Va chiarito che nel settore privato la conservazione a norma rappresenta un’alternativa ai tradizionali sistemi di archiviazione cartacea. Mentre, dunque, in ambito pubblicistico la conservazione tramite sistemi digitali rappresenta oggi una scelta obbligata in base al principio del “digital first”, che impone alla p.a. di abbandonare i tradizionali sistemi di gestione analogica dei documenti a favore dell’informatizzazione, nei contesti privati tale metodo rappresenta tuttora una facoltà; qualora, però, si opti per l’informatizzazione della gestione documentale, è obbligatorio il rispetto delle norme del CAD. Un esempio di circostanza in cui la conservazione a norma può risultare utile per i privati, riguarda gli obblighi societari di tenuta delle scritture contabili, che, ai sensi dell’art. 2220 c.c., le imprese commerciali sono tenute a conservare per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. La conservazione a norma può essere adottata anche per le fatture, o per qualsiasi altro documento la cui custodia è imposta da norme di settore; un esempio può essere costituito dal Libro Unico del Lavoro (LUL), che, ciascun datore di lavoro privato deve conservare per cinque anni dalla data dell’ultima registrazione.
L’art. 43, co. 1 del CAD, modificato da ultimo nel 2018, stabilisce che, se le procedure informatiche adottate sono effettuate in modo tale da garantire la conformità dei documenti informatici al testo originale, gli obblighi di conservazione ed esibizione prescritti dalla legge devono considerarsi rispettati, anche in assenza di documentazione cartacea. La conservazione a norma del documento, dunque, rappresenta un sistema che garantisce la custodia dei file digitali e che consente di sostituire i sistemi tradizionali di archiviazione cartacea. La conservazione digitale, divenuta obbligatoria in capo alle amministrazioni pubbliche, è posta a beneficio anche dei privati, che non potranno più ritenersi onerati alla conservazione cartacea di ingenti moli di atti e fascicoli, qualora si adeguino alle previsioni in materia di conservazione digitale.
Le linee Guida AgID e i requisiti di conservazione
La norma citata è stata recentemente integrata dalle previsioni delle Linee Guida AgID, adottate nel maggio 2021 in funzione attuativa e complementare rispetto al CAD. Affinché la conservazione sia a norma, e, di conseguenza, perché possano essere considerati rispettati gli adempimenti imposti dalla legge, è necessario che il sistema di conservazione digitale assicuri il rispetto di determinati requisiti, in modo tale che siano garantiti i seguenti caratteri: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento. Il sistema di conservazione, dunque, deve consentire di accedere immediatamente ai contenuti del documento, per tutto il tempo in cui gli obblighi di conservazione permangono.
Perché sia assicurata l’idoneità della conservazione documentale, inoltre, le Linee Guida richiedono anche una distinzione, quanto meno logica, tra il sistema di gestione e quello di archiviazione del file. Si richiede, quindi, una segregazione almeno concettuale tra le diverse componenti del sistema di gestione documentale, attraverso una separazione tra le attività di utilizzo e quelle di conservazione, con un isolamento dei diversi “ambienti” digitali.
Le Linee Guida, inoltre, ammettono diverse possibili modalità di conservazione dei documenti digitali. Si prevede, infatti, che tale attività possa essere eseguita direttamente dal soggetto interessato e tenuto agli obblighi di conservazione ed ostensione; le Linee Guida consentono, altresì, che tali servizi siano esternalizzati, attraverso l’affidamento dell’attività di conservazione ad un soggetto accreditato riconosciuto dall’AgID. La procedura di accreditamento, infatti, consente all’Autorità di effettuare i necessari controlli e di verificare che il sistema adottato garantisca il rispetto dei requisiti normativi, certificando così che il conservatore sia in possesso degli standard più elevati in termini di qualità e sicurezza dei sistemi.
Il ruolo della blockchain nella conservazione
Funzionamento del sistema blockchain
Esaminata la normativa rilevante in tema di conservazione a norma, è interessante a questo punto verificare quali soluzioni siano oggi disponibili sul mercato e, tra di esse, verificare alcuni recenti sistemi di conservazione documentale offerti tramite blockchain. Sempre più di frequente, infatti, si assiste al proliferare di offerte di servizi di gestione documentale che si avvalgono di sistemi DLT (decentralized authonomous organization); tramite questi ultimi, dunque, viene proposta la cosiddetta “notarizzazione” dei file, che consentirebbe di conservare il documento in forma integra e con garanzia di inalterabilità.
Per meglio comprendere il rapporto tra detti servizi e gli obblighi di conservazione a norma, tuttavia, è bene approfondire il sistema di funzionamento di tale tecnologia. Il sistema di “blocchi”, infatti, consente di caricare sulla catena il cd. hash, ossia un codice identificativo univoco rappresentativo di un singolo documento. Al momento del caricamento di tale codice sulla blockchain, il sistema registra automaticamente anche la data e l’ora esatte della registrazione, di modo che possa aversi certezza sul momento in cui il documento è stato formato in via definitiva. Qualsiasi modifica del documento originale determina anche un mutamento del suo hash, per cui quest’ultimo non sarà più corrispondente a quello caricato all’interno della blockchain.
Limiti della "Notarizzazione" tramite Sistemi DLT
La “notarizzazione” tramite sistemi DLT non consente di ritenere adempiuti tutti i requisiti che la conservazione a norma richiede, in adesione alle disposizioni del CAD e delle Linee Guida AgID. È vero, infatti, che il sistema in esame consente di rilevare qualsiasi modifica nel documento originale e di verificare se lo stesso sia stato conservato integro, attraverso il confronto tra l’hash del documento e l’hash dell’originale caricato sulla blockchain; il file vero e proprio, ad ogni modo, non entra mai direttamente all’interno della blockchain, ma ne viene conservato solo il codice identificativo. Ciò implica che, sebbene il sistema possa garantire la verifica di integrità e di autenticità del file, non potranno in ogni caso considerarsi rispettati i requisiti di leggibilità e reperibilità richiesti dalle Linee Guida AgID ai fini della conservazione a norma. La blockchain, infatti, non consente mai l’accesso al testo completo ed ai contenuti dei documenti elettronici, sicché, in assenza di un sistema informatico ulteriore in cui il file deve essere caricato, la blockchain consentirà solo ed esclusivamente la consultazione dell’hash identificativo di quest’ultimo.
Per le ragioni esposte, qualora sorga un dubbio in relazione all’idoneità di un servizio di conservazione ad essere in linea con le disposizioni normative, è sempre consigliabile la consultazione dell’elenco dei conservatori autorizzati tenuto dall’AgId, che è sempre reso pubblico ed accessibile per chiunque sul sito dell’Autorità, disponibile al seguente link: https://conservatoriqualificati.agid.gov.it/?page_id=276
