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L’organizzazione di eventi e congressi è un importante comparto dell’economia italiana che coinvolge operatori economici a vari livelli: promotori, committenti, organizzatori professionali (c.d. “PCO”, o “Professional Congress Organizers”), sponsor e fornitori (quali, ad esempio, sedi congressuali, hotel, vettori di trasporto); oltre ovviamente ai partecipanti agli eventi in qualità di docenti o discenti.
I congressi coinvolgono molto spesso migliaia di persone e perciò occorre avviare le attività dell’organizzazione con mesi di anticipo, talvolta anni, specie quando si tratta di consessi a carattere internazionale.
Di conseguenza, quando a metà febbraio in Italia è scoppiata l’epidemia del Coronavirus, era praticamente ultimata l’organizzazione degli eventi dei mesi da marzo a giugno 2020 ed era già a buon punto la pianificazione di tutti quelli sino alla fine del 2020.
Di talchè, si è subito posto il problema per gli operatori della filiera di come gestire i rapporti contrattuali in essere, in quanto sin dai primi provvedimenti di legge del 23 febbraio 2020 sono state sospese, inizialmente a livello locale, poi regionale e infine nazionale:
- tutte le manifestazioni ed eventi in luogo pubblico o privato (compresi quelli di carattere culturale, ludico, sportivo, religioso e fieristico);
- le riunioni, i congressi, i meeting e gli eventi sociali, in cui era coinvolto il personale sanitario o il personale incaricato dello svolgimento di servizi pubblici essenziali o di pubblica utilità;
- ogni altra attività convegnistica o congressuale.
Detti provvedimenti di contenimento del contagio sono ancora in vigore e non è noto, né si può ragionevolmente prevedere, quando sarà possibile tenere nuovamente un convegno con la presenza fisica di migliaia o anche solo centinaia di addetti.
Il nostro legislatore non è finora intervenuto in maniera organica sul settore in parola, ma ha emanato pochissime norme relative a specifici rapporti con alcuni fornitori della filiera (cfr. art. 28 D.L. 2/03/2020 n. 9 sul “Rimborso titoli di viaggio e pacchetti turistici” e cfr. art. 88 D.L. 17/03/2020 n. 18 sul “Rimborso di contratti di soggiorno e risoluzione dei contratti di acquisto di biglietti per spettacoli, musei e altri luoghi della cultura”).
Di conseguenza, per affrontare i problemi che l’emergenza sanitaria ha creato a questo comparto, bisogna per il momento avere riguardo prevalentemente ai rimedi convenzionali previsti dai contratti stipulati e ai principi generali del codice civile.
I contratti per l’organizzazione di un convegno sono di vario tipo (si tratta, prevalentemente, di appalti di servizi e mandati, locazioni di spazi e noleggi di attrezzature, contratti di albergo e di catering, contratti di trasporto, collaborazioni e incarichi professionali, sponsorizzazioni) e intercorrono tra i soggetti di una complessa catena, alcuni dei quali (per esempio, i PCO) rivestono contemporaneamente il ruolo di “fornitori” (per es. verso i committenti e gli sponsor) e di “clienti” (per es. verso gli altri fornitori), rendendo più difficile la soluzione di eventuali intoppi.
In relazione a coloro che sono tenuti alla prestazione caratteristica (ai vari livelli della filiera), il Covid-19 e i provvedimenti di contenimento del contagio che impediscono lo svolgimento degli eventi, possono costituire un evento di forza maggiore che determina la sopravvenuta impossibilità totale o parziale di adempiere per causa non imputabile al debitore (ai sensi degli artt. 1256 e ss., 1463 e ss. e 1672 del cod. civ.); con riguardo ai beneficiari della prestazione caratteristica, invece, l’emergenza sanitaria può comportare una perdita dell’interesse a ricevere la prestazione stessa proprio perché i congressi non possono più avere luogo. Nel mezzo, ci sono comunque le obbligazioni già eseguite, in tutto o in parte, prima dell’emergenza sanitaria e i pagamenti già effettuati in vista dello svolgimento degli eventi (es. caparre e acconti per prenotazioni di strutture e servizi).
E’ evidente che applicando le norme di cui sopra - che hanno come effetto più grave lo scioglimento dei contratti e la restituzione della prestazione ricevuta secondo i principi della ripetizione dell’indebito - gli operatori risultano più o meno colpiti a seconda del livello della filiera nel quale essi si trovano, con un danno generalizzato comunque per il tutto il settore.
Tant’è che, finora, ha assunto un ruolo fondamentale la negoziazione in buona fede tra le parti con l’ausilio di avvocati esperti della materia: è così che molti convegni, invece di essere annullati, sono stati rinviati all’autunno 2020 o al 2021 con “conservazione” del lavoro svolto; ed è così anche che moltissimi altri, in particolare quelli aventi ad oggetto un contenuto formativo obbligatorio per i partecipanti, sono stati “convertiti in eventi virtuali”.
Con riguardo a quest’ultimo aspetto, infine, è interessante rilevare che il settore della congressistica sta dimostrando una capacità di reazione alla crisi sorprendente: in meno di due mesi, sono stati organizzati già molti eventi virtuali, aprendo le porte a nuove interessanti opportunità di business sia per le imprese sia per i loro consulenti legali.
