Procurement = Digitalizzazione

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La rivoluzione dell’E-procurement in ambito pubblico inizia a muovere i primi passi nel 2005 con l’approvazione del Codice dell’Amministrazione Digitale e con il Codice degli appalti pubblici n° 163 dell’anno successivo nel quale si potevano trovare i primi rudimenti della digitalizzazione degli acquisti.

Appare quasi superfluo evidenziare che questo primo tentativo di informatizzare il mondo degli appalti all’inizio rimase sostanzialmente lettera morta come la maggior parte delle novità che si tenta di introdurre in un ambiente tradizionalmente conservativo come le Pubbliche Amministrazioni.

Prime sperimentazioni di digitalizzazione

Fortunatamente alcune Stazioni Appaltanti pioneristiche e stanche di ricevere e conservare plichi e plichi di offerte la cui integrità era garantita solo dalla famigerata ceralacca rossa colsero immediatamente i vantaggi che potevano derivare dalla digitalizzazione delle procedure di gara e con l’ausilio di società specializzate avviarono una sperimentazione dalla quale, naturalmente, non si è mai più tornati indietro.

Anzi, l’esperienza maturata da queste Stazioni Appaltanti era la dimostrazione concreta che si potevano davvero applicare le logiche informatiche anche al mondo degli appalti con l’effetto di scalfire, con tempistiche più o meno veloci, la resistenza al cambiamento della maggior parte delle roccaforti pubbliche, ancorate alle tradizionali procedure cartacee.

Punti di forza dell’E-procurement

Ma quali sono i vantaggi che derivano dall’implementazione di un sistema di E-procurement? Eccoli, almeno i più importanti:

1. Facilita la circolazione delle informazioni e l’accesso alle gare rafforzando il principio della par condicio per gli Operatori Economici;
2. Facilita il dialogo tra l’operatore economico e la stazione appaltante grazie all’uso della messaggistica presente sul portale informatico;
3. Garantisce la tracciabilità e l’archiviazione digitale di ogni singola fase, rafforzando la trasparenza delle procedure negoziali. Avere a disposizione tutte le registrazioni (log) di piattaforma, sia a livello sistemico che applicativo è un asset strategico aziendale che non lascia dubbi sui comportamenti degli operatori economici e, soprattutto, dei funzionari pubblici. È quindi il più importante se non forse l’unico strumento che le Pubbliche Amministrazioni hanno per tentare di prevenire il fenomeno della corruzione;
4. La presenza di un soggetto terzo, incaricato e responsabile dei servizi di conduzione tecnica e delle applicazioni informatiche necessarie al funzionamento delle procedure telematiche, fornisce idonea garanzia anche per il rispetto dei principi in tema di sicurezza e protezione dei dati (D.Lgs. 196/03).
5. Ingenti risparmi in termini di carta e magazzini grazie alle modalità sostanzialmente paperless di gestione degli affidamenti;
6. Facilita l’accesso a tutta la documentazione di gara da parte dei soggetti deputati ad effettuare eventuali controlli (ad esempio Direzione Audit, Guardia di Finanza ecc.) evitando di stampare montagne di carta;
7. Maggiore produttività delle risorse assegnate a questi compiti che hanno un’unica interfaccia da gestire e sulla quale svolgere le attività di competenza. È stato infatti calcolato da autorevoli società di consulenza che l’adozione di un sistema di procurement integrato (che quindi gestisca anche l’invio degli ordini, la ricezione delle fatture ecc.) crea mediamente un fattore moltiplicativo fino a 3. Significa, quindi, che il buyer grazie all’ausilio della tecnologia è in grado gestire fino a 3 volte i processi di acquisto a parità di tempo a disposizione.

È quindi evidente che il percorso verso la completa digitalizzazione del procurement è ormai tracciato ma soprattutto irreversibile. Basta infatti elencare 2 elementi per comprendere come la strada che si sta percorrendo non è solo quella giusta ma l’unica effettivamente percorribile:

1. Dal 10 ottobre 2018 verrà esteso a tutte le Stazioni Appaltanti l’obbligo di comunicazioni elettroniche per il processo di aggiudicazione che è già in vigore per le centrali di committenza.;
2. Uno dei fattori premianti che permetterà alle Stazioni Appaltanti di qualificarsi ai sensi dell’art. 38 del codice degli appalti pena l’impossibilità di continuare ad agire autonomamente è proprio la dimostrazione di avere in uso tecnologie telematiche nella gestione delle procedure di gara.

Una volta entrati in vigore queste due ulteriori disposizioni di legge è chiaro che la rivoluzione copernicana nell’ambito del procurement pubblico potrà dirsi definitivamente conclusa.

Naturalmente questo moderno approccio all’esecuzione delle attività tipiche di ogni Stazione Appaltante ha fatto nascere l’esigenza di ricercare sul mercato del lavoro e poi formare risorse in grado di gestire le specificità tipiche dell’E-procurement.

Nonostante siano stati istituiti anche Master di buon livello finalizzati a creare la figura dell’e-buyer pubblico è ancora difficile reperire sul mercato risorse con spiccata attitudine e esperienza in questo settore.

Una recente ricerca pubblicata sul Sole 24 Ore ha infatti individuato tra le figure lavorative più richieste nel 2017 sia il procurement manager che l’addetto alle gare della pubblicazione amministrazione.